浙江大学外事处

浙大发外〔2016〕34号

各学院（系），行政各部门，各校区管委会，直属各单位：

经学校研究，现将《浙江大学外宾接待管理实施办法》印发给你们，请遵照执行。

浙江大学

2016年5月11日

浙江大学外宾接待管理实施办法

    第一条 为进一步规范学校外宾接待工作，加强外宾接待经费管理，根据《党政机关厉行节约反对浪费条例》（中发〔2013〕13号）、《中央和国家机关外宾接待经费管理办法》（财行〔2013〕533号）、《浙江省外宾接待经费管理规定》（浙财行〔2014〕29号）等有关规定，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称外宾接待分为外宾公务接待和外宾业务接待。外宾公务接待是指因访问交流而安排的外宾接待；外宾业务接待是指因教学科研等任务需要而安排的外宾接待。

第三条 本办法适用于学校各部门、院系、单位（以下统称各单位）的国外、境外来宾的公务和业务接待。

第四条 接待原则

（一）坚持服务外交、友好对等、务实节俭的原则。学校外宾接待应服务教学科研需要,加强计划、提高实效，尽量减少临时性、无实质性内容的接待。

（二）坚持对口联系、分级管理的原则。以学校名义的外宾接待一般由外事处（含港澳台事务办公室）总体协调，根据工作需要协调相关单位及人员参加。各单位负责本单位的外宾接待工作。确需校领导参加的外宾接待，由党委办公室、校长办公室会同外事处（含港澳台事务办公室）统筹安排。

第五条 接待程序  

外宾接待严格执行“先审批、后接待”的要求，未审批的外宾来访工作不安排接待。各单位须事先拟定接待工作方案，包括日程安排、食宿交通、接待人员及数量、经费预算等内容，由各单位负责人对外宾接待方案进行审核，并填写《浙江大学外宾接待审批清单》（详见附件1）。

第六条 接待标准及规定

无互惠对等原则及外事交流协议的公务接待，招待天数不得超过5天（含抵、离境当天），超出部分产生的费用一律由外宾自理。外宾业务接待天数按教学科研等任务的具体需求执行。

外宾接待经费开支范围包括住宿费、日常伙食费、宴请费、交通费、赠送礼品等。

（一）住宿费按以下办法执行：

外宾公务接待原则上不负担住宿费；外宾业务接待需安排住宿的，由邀请单位负责。外宾住宿应当注重安全舒适、不追求奢华，外宾住房标准如下：

1. 部级（含正副部级，下同）、校级（含正副校级，下同）、院士及以上级别外宾可安排套间，其他人员安排标准间。
    2. 部级、校级、院士及以上级别外宾率领的代表团，可安排在五星级、四星级宾馆；其他外宾代表团可安排的宾馆标准最高不超过四星级。

（二）日常伙食费按以下办法执行：

1. 外宾日常伙食招待应当注意节俭，严格根据伙食标准选择菜品，提倡自助餐等形式。

2. 日常伙食费标准（含酒水、饮料）：部级、校级、院士每人每天500元；其他人员每人每天300元。

（三）宴请费按以下办法执行：

宴请外宾严禁讲排场，原则上安排在校内就餐，不上高档菜肴和酒水，杜绝奢侈、浪费。

1. 外宾宴请费标准（含酒水、饮料）：部级领导、院士出面举办的宴请每人每次不超过400元，其他人员出面举办的宴请每人每次不超过300元。冷餐、酒会、茶会分别为每人每次150元、100元、60元。
    2. 接待外宾期间，原则上宴请不超过2次（含学校组织的赴外地访问期间安排的宴请）。

3. 中方陪同人员数量应当根据实际工作需要确定，从严控制。外宾5人（含）以内的，中外人数原则上在1:1以内安排；外宾超过5人的，超过部分中外人数原则上在1:2以内安排。

（四）交通费按以下办法执行：
    1. 外宾公务接待原则上不负担外宾国际旅费。外宾业务接待需报销国际旅费的，原则上可提供飞机经济舱。

2. 外宾用车按照对等原则，根据实际需要安排，并减少随行车辆。 

3. 外宾在中国境内城市间乘坐交通工具标准：部级、校级、院士及以上级别外宾可提供飞机头等舱、轮船一等舱和火车软席（含高铁/动车商务座、全列软席列车一等座、火车高级软卧），其他人员可提供飞机经济舱、轮船二等舱和火车软席（含高铁/动车一等座、全列软席列车一等座、火车软卧）。

（五）赠送礼品按以下办法执行：

1. 对外赠礼应当节约从简，不求奢华。实物礼品应当尽量选择具有地方或学校特色的纪念品、传统手工艺品和实用物品。

2. 原则上由接待单位赠礼1次，其它单位不得重复赠礼。如外方赠礼，可按对等原则回礼。

3. 赠礼标准：对外赠礼以赠礼方或受礼方级别较高一方的级别确定赠礼标准。赠礼方或受礼方为部级或正校级人员、院士的，每人次礼品不超过400元；赠礼方或受礼方为司局级或副校级人员、教授的，每人次礼品不超过200元；其他人员，可以视情况赠送小纪念品。
    （六）外宾在华期间的医药、邮电通讯、洗衣、理发等费用，均由外宾自理。

（七）陪同外宾赴外地访问期间，陪同人员费用由接待单位负担。陪同人员的伙食费、住宿费、交通费等开支标准按照学校国内差旅有关规定执行。确需与外宾同餐、同住、同行的，经接待单位负责人批准，可按对应的外宾接待标准凭据实报实销。

（八）外宾接待不得组织与教学科研无关的参观游览等，不得组织到经营性娱乐场所活动，不得安排专场文艺演出。
    第七条 外宾接待的经费管理

1．学校加强对外宾接待经费的预算管理，合理确定接待总规模。接待单位应从严、从紧控制外宾接待费用，严格执行接待费用开支标准，不得超预算或无预算安排外宾接待活动。

2．接待单位要如实填写《浙江大学外宾接待审批清单》，并由分管外事负责人审签。

3. 外宾接待证明材料包括被接待外宾所在单位的联系来函、接待单位邀请函、会议通知、电子邮件、电话记录、新闻报道、宣传海报、项目通知等。

4. 外宾接待费用的报销支付应严格按照学校财务报销制度和公务卡结算管理的有关制度执行。

5. 外宾接待费用报销凭证包括财务票据、外宾接待证明材料、《浙江大学外宾接待审批清单》等。凭证不全或不符合有关规定的，财务部门不予报销。  

6．外宾接待工作如遇特殊情况需专项报批的，应填写《浙江大学外宾接待特殊情况审批单》（详见附件2），由接待单位主要负责人签字审核。

第八条 其他

1．学校有关职能部门要加强对外宾接待管理和经费使用情况的监督检查。外事处要加强对外宾接待的管理，计划财务处要加强对外宾接待经费使用的审核把关，审计处要加强外宾接待经费使用及接待标准的审计监督，监察处要加强对外宾接待的监督检查。

2. 在我校举办国际会议的外宾接待费用管理按照国家在华举办国际会议的有关规定执行。

3. 纳入外国专家专项的业务接待，按国家外国专家局有关文件规定执行。

4. 违反本规定的，按照《党政机关厉行节约反对浪费条例》等有关规定责令整改并追究有关人员责任。

5. 本办法由外事处、计划财务处负责解释。

6. 本办法自印发之日起施行。

附件：1．浙江大学外宾接待审批清单

                    2．浙江大学外宾接待特殊情况审批单